Reparto: Processi e riunioni
Riunione per ridurre il numero delle riunioni
- Durata prevista
- 60 minuti
- Durata effettiva
- 97 minuti
- Esito
- Nuova riunione
Motivo del ricovero
Convocata riunione dedicata alla riduzione del numero delle riunioni.
Presenti quattordici persone.
Nessuna autorizzata a cancellarne una.
Anamnesi
L’incontro è stato fissato alle 18:00 di venerdì per garantire la massima disponibilità dei partecipanti.
L’invito riportava come oggetto:
Allineamento operativo.
Ulteriori osservazioni
Non erano presenti agenda, documenti preparatori né indicazioni sulle decisioni da assumere.
I primi venti minuti sono stati utilizzati per ricostruire il motivo della convocazione.
Sintomi osservati
- Partecipanti invitati per sicurezza.
- Persone essenziali collegate soltanto nella seconda metà.
- Presentazione letta ad alta voce.
- Problemi sollevati senza dati disponibili.
- Decisioni rinviate in attesa di ulteriori approfondimenti.
- Verbale affidato alla persona che prendeva appunti per sé.
- Chiusura con la frase “Facciamo un punto dedicato”.
Diagnosi
Riunionite recidivante con proliferazione calendariale.
Il paziente utilizza le riunioni per preparare altre riunioni nelle quali verrà deciso come procedere con le riunioni precedenti.
Terapia prescritta
Prima di convocare, indicare:
- quale decisione deve essere presa;
- quali informazioni devono essere lette prima;
- chi è realmente necessario;
- chi decide;
- cosa deve esistere alla fine dell’incontro.
Se non serve una decisione, potrebbe bastare un messaggio. Se nessuno può decidere, non è una riunione. È una rappresentazione teatrale con Outlook.
Prognosi
Il gruppo concorda sulla necessità di ridurre gli incontri.
Per monitorare i progressi viene istituito un appuntamento bisettimanale ricorrente.
La prima verifica è fissata venerdì alle 18:00.